مرحله 1: هدف از اثبات اشتغال را درک کنید

• هنگام درخواست برای وام، اجاره آپارتمان، یا هر موقعیتی که باید وضعیت شغلی فعلی یا گذشته خود را تأیید کنید، اغلب به اثبات اشتغال نیاز است.

مرحله 2: با بخش منابع انسانی کارفرمای خود تماس بگیرید

• با بخش منابع انسانی (HR) کارفرمای خود تماس بگیرید و در مورد روند به دست آوردن مدرک اشتغال جویا شوید. آنها شما را از طریق مراحل لازم راهنمایی می کنند و مدارک مورد نیاز را در اختیار شما قرار می دهند.

مرحله 3: اطلاعات لازم را آماده کنید

• • قبل از تماس با بخش منابع انسانی خود، تمام اطلاعات لازم را که ممکن است برای ارائه مدرک اشتغال مورد نیاز باشد جمع آوری کنید. این ممکن است شامل نام کامل، شماره شناسه کارمند، عنوان شغلی، تاریخ استخدام و جزئیات حقوق باشد.

مرحله 4: درخواست نامه یا فرم تأیید استخدام

• بسته به خط مشی های کارفرمای شما، ممکن است آنها نامه ای رسمی به شما ارائه دهند که جزئیات استخدام شما را بیان می کند یا از شما بخواهد که فرم تأیید استخدام را پر کنید. دستورالعمل های آنها را به دقت دنبال کنید و اطلاعات دقیق ارائه دهید.

مرحله 5: در صورت نیاز، مدارک اضافی را ارائه دهید

• در برخی موارد، نهاد درخواست کننده مدرک اشتغال ممکن است الزامات خاصی داشته باشد. برای ارائه اسناد اضافی مانند فیش حقوقی، فرم های مالیاتی، یا فرم مجوز امضا شده که به کارفرمای شما اجازه می دهد جزئیات شغل شما را فاش کند، آماده باشید.

مرحله 6: اطلاعات ارائه شده را بررسی و تأیید کنید

• هنگامی که نامه یا فرم تأیید استخدام را از کارفرمای خود تکمیل کردید، آن را به دقت بررسی کنید تا مطمئن شوید همه اطلاعات دقیق هستند. در صورت وجود هرگونه خطا یا مغایرت، فوراً با بخش منابع انسانی خود برای اصلاحات تماس بگیرید.

مرحله 7: برای استفاده در آینده کپی تهیه کنید

• توصیه می شود برای سوابق خود از مدارک اثبات استخدام کپی تهیه کنید. اگر در آینده نیاز به ارائه مجدد آن داشته باشید، این کار مفید خواهد بود.

مرحله 8: مدارک شغلی مورد نیاز را ارسال کنید

• در نهایت در بازه زمانی مشخص شده، مدرک اثبات استخدام را به طرف متقاضی ارائه دهید. مطمئن شوید که به طور ایمن و از طریق کانال های مناسب به گیرنده مورد نظر می رسد.

17 نکته برای به دست آوردن مدرک اشتغال:

1. با خط‌مشی‌های کارفرمای خود در مورد اثبات اشتغال آشنا شوید.
2. هنگام تماس با بخش منابع انسانی خود مودب و حرفه ای باشید.
3. نیاز خود را برای اثبات اشتغال و هرگونه الزامات خاص به وضوح بیان کنید.
4. اطلاعات دقیق و به روز را برای جلوگیری از تاخیر یا خطا ارائه دهید.
5. دستورالعمل‌ها یا فرم‌های ارائه شده توسط کارفرمای خود را دقیقاً دنبال کنید.
6. در صورت درخواست، آماده ارائه اسناد اضافی باشید.
7. برای اطمینان از ارسال به موقع، ضرب الاجل ها را پیگیری کنید.
8. تمام اطلاعات موجود در سند اثبات کار را برای صحت بررسی مجدد کنید.
9. اگر خطاهایی وجود دارد، فوراً به بخش منابع انسانی خود برای اصلاحات اطلاع دهید.
10. حفظ محرمانه بودن و مدیریت امن اطلاعات حساس.
11. برای سوابق شخصی خود از مدارک اثبات اشتغال کپی تهیه کنید.
12. کپی ها را در مکانی امن برای مراجعات بعدی ذخیره کنید.
13. در صورت ارسال الکترونیکی، از روش‌های انتقال امن توصیه شده توسط کارفرما پیروی کنید.
14. اگر سند را پست می‌کنید، از پست تأیید شده یا یک سرویس پیک قابل اعتماد برای اطمینان از تحویل استفاده کنید.
15. از زمان و نحوه ارائه مدرک مدرک شغلی یادداشت کنید.
16. از طرف درخواست کننده برای تایید دریافت در صورت لزوم پیگیری کنید.
17. اگر با مشکلاتی مواجه شدید یا سوالات بیشتری دارید، از بخش منابع انسانی خود راهنمایی بخواهید.